帳簿書類の保存期間

1.ポイント

いくら法人の帳簿書類の置き場所に困ったからと言っても7年間の保存義務があるので安易に捨ててはなりません。

2.解説

(1)帳簿書類の保存期間

医療法人は、帳簿を備え付けて、その取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存する必要があります。

また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存しなければなりません。但し、その電磁的記録を出力した紙によって保存しているときには、電磁的記録を保存しなくてかまいません。

 

(2)保存すべき帳簿

総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書等です。

 

(3)原則的な保存方法

帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則です。従って、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存しなければなりません。

 

(4)6年目及び7年目のマイクロフィルムによる保存方法

帳簿書類の保存は、紙による保存が原則ですが、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目の帳簿書類(一定の書類については最後の4年間)は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。なお、マイクロフィルムによる保存を行う場合には、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダー又はマイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要があります。

 

(5)電磁的記録による保存方法

自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVD・CD等に記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存することができます。しかし、電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要になります。また、この申請書は、備付けを開始する日の3ヶ月前の日までに提出することが決められています。

 

  • 一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存方法

保存すべき書類のうち、次の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナ読取りの電磁的記録による保存をすることも可能です。なお、欠損金の繰越控除の適用を受ける場合に限っては、帳簿書類等の保存期間は9年となります。

 

  • 電子取引の場合

法人が電子取引をした場合には、その電子取引に係る電磁的記録を、一定の要件を満たす方法により保存する必要があります。

 

帳簿の書類は、紙以外の保存方法を使用する場合には、あらかじめ所轄税務署長に申請書を提出し、承認を受けることが必要になってきますので、専門家のアドバイスを受けるましょう。